Die BDBiol verweist auf die Publikation von Dipl.-Ing. Wolfgang Kaufhold: Hinweise für Auftraggeber und Auftragnehmer zur Ermittlung üblicher Stundensätze von Planerleistungen, die von der GHV auf ihrer Homepage zur Verfügung gestellt wird. Die GHV Gütestelle Honorar- und Vergaberecht e.V. ist eine Beratungs-, Schlichtungs- und Schiedsstelle, bei der Auftraggeber und Auftragnehmer eine neutrale Beratung, eine Schlichtung oder ein Schiedsgutachten in Honorar- und Vergaberechtsfragen erhalten.

1. Grundlagen zur Auftragsvergabe

Da bei der Vergabe von Aufträgen, welche biologische Leistungen betreffen, eine Vielzahl von einzelnen Aspekten zu berücksichtigen sind, versteht es sich, dass die nachfolgend angesprochenen Punkte lediglich einige wichtige Teilbereiche ansprechen können. Es empfiehlt sich, den Vertrag durch eine rechtskundige Person ausarbeiten oder zumindest überprüfen zu lassen. Insbesondere im Hinblick auf Haftungsfragen und mögliche Mängel bei der Durchführung des Auftrages ist es sachdienlich, eine klare Trennung zwischen Werkverträgen und Dienstverträgen vorzunehmen und die vertragliche Gestaltung an die besonderen Problematiken des jeweiligen Auftrages anzupassen.

1.1 Zeitlicher Rahmen

Umfassende biologische und ökologische Fragestellungen benötigen zur Datenerhebung in den meisten Fällen einen längeren Zeitraum, nur wenige Sachverhalte lassen sich in kürzeren Zeiträumen ausreichend gut bearbeiten. Dies liegt darin begründet, dass viele Tierarten oder Pflanzen nur während einiger Wochen im Jahr auftreten. Bei zahlreichen Fragestellungen wird ein ganzes Jahr für Geländearbeiten benötigt. Die anschließende qualifizierte Auswertung des meist umfangreichen Datenmaterials benötigt zusätzlich einige Monate. Aus diesem Grund ist es wichtig, die einzelnen Fachgutachter schon bei den ersten Arbeitsschritten zur Projekterstellung zu beteiligen. Der Zeitrahmen für umfangreichere biologische Untersuchungen sollte sich, um spätere Probleme hinsichtlich der Vollständigkeit der Erhebungen, der Zeitvorgaben und/ oder der Arbeitsqualität zu vermeiden, an folgendem Schema orientieren:  

Der obige Zeitplan kann selbstverständlich nur grobe Anhaltspunkte geben, ermöglicht in vielen Fällen jedoch eine qualitative Bearbeitung der Aufgabe. Bei speziellen Fragestellungen kann und muss selbstverständlich von diesem Vorgaben abgewichen werden, z.B. bei Wintervogelkartierungen.

Da sich viele Planungen, sei es im Bereich Landschaftsplanung oder Eingriffsplanung über mehrere Jahre erstrecken, steht in den meisten Fällen bei rechtzeitiger Beteiligung der jeweiligen Büros ausreichend Zeit zur Verfügung. Deshalb ist es sinnvoll, schon in der Vorphase eines Projektes Kontakt mit den Biologinnen oder Biologen aufzunehmen, die anschließend die Arbeiten durchführen sollen.

Die Auftragsvergabe sollte auch so rechtzeitig erfolgen, dass Kartenmaterial, Luftbilder etc. beschafft werden können und die in vielen Fällen erforderlichen Genehmigungen, beispielsweise zum Betreten von Flächen, Fangen von Tieren, Ausbringung von Exponaten etc. rechtzeitig eingeholt werden können.

Falls Naturschutzbehörden Büros mit Arbeiten beauftragen, für welche besondere Genehmigungen erforderlich sind, sollte darauf geachtet werden, dass die Auftraggeber derartige Genehmigungen erteilen oder beschaffen.

1.2 Sachkunde/fachliche Eignung des Auftragnehmers

Um eine ausreichende Qualität bei der Bearbeitung der Aufträge sicherzustellen und um zu erreichen, dass die Arbeiten nur von fachlich qualifizierten Personen ausgeführt werden, ist es sachdienlich, biologische Aufgaben nur an Personen zu vergeben, die über eine entsprechende Sachkunde verfügen oder Firmen (Planungsbüros, Labors etc.) zu beauftragen, die Biologen oder Biologinnen in verantwortlichen Positionen beschäftigen. Dieser Sachkundenachweis kann beispielsweise über ein entsprechendes abgeschlossenes Hochschulstudium, Berufserfahrung, Veröffentlichungen, Referenzen oder Mustergutachten nachgewiesen werden. Die im BDBiol zusammengeschlossenen Büros beschäftigen Mitarbeiter mit entsprechenden Fachkenntnissen.

Weiterhin haben sich die Mitglieder des BDBiol verpflichtet, sich an die im nachfolgenden Abschnitt 5 abgedruckten Berufsregeln zu halten. Hierdurch ist eine verantwortliche, hohen qualitativen Anforderungen gewährleistende Tätigkeit sichergestellt. Werden Aufträge an Bürogemeinschaften vergeben, kann der Auftraggeber die schriftliche Nennung der jeweils verantwortlich leitenden Person (Biologin/Biologe) verlangen (vgl. Partnerschaftsgesellschaftsgesetzt). Davon unberührt bleibt das Recht des Auftragnehmers, anderen Personen Teilaufgaben im Rahmen dieses Projektes zu übertragen.

Da es sich bei dem überwiegenden Teil der biologischen Arbeiten um schöpferische bzw. wissenschaftliche Leistungen handelt, werden derartige Arbeiten grundsätzlich nicht im Wettbewerb ausgeschrieben, sondern freihändig bzw. nach der EU-Dienstleistungs-Richtlinie für das öffentliche Auftragswesen im Verhandlungsverfahren vergeben. Es ist in vielen Fällen sachdienlicher, die Vergabe nicht unbedingt an das billigste Büro vorzunehmen, sondern sich für das für die Bearbeitung der Aufgabe leistungsfähigste Büro zu entscheiden. Dies betrifft insbesondere Arbeiten, die Grundlagen für die Natur- und Umweltschutzforschung liefern, z.B. für Pflegepläne und Entwicklungskonzepte, für Kartierungen aller Art und deren Auswertung, für Bestandsbewertungen und Beurteilungen im Rahmen von Eingriffsplanungen oder für wissenschaftliche Beratungen.

2. Grundlagen der Honorarermittlung

Die nachfolgenden Überlegungen sind nicht als Richtlinie zu verstehen, sondern sollen vielmehr Gedankenanstöße vermitteln und die Vertragsgestaltung erleichtern, allenfalls Empfehlungen darstellen. Das Honorar für biologische Leistungen kann entweder aufwandsbezogen oder als Festpreis vereinbart werden. Der BDBiol empfiehlt seinen Mitgliedern, bei der Abrechnung biologischer Arbeiten folgende Stundensätze zugrunde zu legen, welche sich an die HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) anlehnen. Bei komplexen Aufgabenstellungen kann auch ein höherer Stundensatz gerechtfertigt sein. Weitere Informationen zum Thema auskömmlicher und angemessener Stundensätze finden sich im Internet beim BBN unter bbn-online.de oder auf den Seiten der „Gütestelle Honorar- und Vergaberecht“ unter www.ghv-guetestelle.de.

Leistungen, die Nachtarbeit bzw. Arbeiten in schwierigem Gelände erfordern, gefährlich oder mit erheblichen gesundheitlichen Risiken verbunden sind, können Preisaufschläge bis 100 % rechtfertigen.

Ist ein besonderer apparativer Aufwand erforderlich (z.B. Boote für Elektrofischerei, Analysegeräte, EDV für CAD etc.), wären die Kosten für den Apparateeinsatz gesondert zu berechnen.

Wird eine Leistung als besonders dringend in Auftrag gegeben, so dass Überstunden oder Wochenendarbeit erforderlich werden, kann eine Aufschlag von mindestens 20 % auf den Stundensatz gerechtfertigt sein.

Neben- und Fahrtkosten sollten dem Auftraggeber zusätzlich in Rechnung gestellt werden, als Basis kann die HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) in der jeweils gültigen Fassung dienen.

Die jeweils gültige Mehrwertsteuer ist dem Auftragnehmer zusätzlich zu vergüten, sofern dieser mehrwertsteuerpflichtig ist.

Weitere Hinweise für den Zeitaufwand, der für bestimmte Arbeiten anzusetzen ist, lassen sich dem von der VUBD herausgegebenen Handbuch landschaftsökologischer Leistungen entnehmen.

3. Grundlagen der Honorarvereinbarung

Vereinbaren Auftraggeber und Auftragnehmer ein Honorar in Form eines Festpreises, so wird das oben genannte Verfahren der aufwandsbezogenen Honorarermittlung für dessen Festsetzung empfohlen. Soweit Erfahrungswerte über feste Honorarsätze für definierte biologische Einzelleistungen vorliegen, können diese bei der Festsetzung des Gesamthonorars zugrunde gelegt werden.

Liegen keine Erfahrungswerte vor, ist der Festpreis für biologische Leistungen durch Voranschlag der voraussichtlich erforderlichen Arbeitszeit und der voraussichtlich anfallenden Nebenkosten etc. zu bestimmen.

Umfangreiche Kostenvoranschläge, die eine eigenständige Erarbeitung eines Leistungskataloges beinhalten, können wegen des hierfür erforderlichen Arbeitsaufwandes gesondert in Rechnung gestellt werden, insbesondere wenn sie schriftlich und verbindlich dem Auftraggeber vorgelegt werden und binnen 6 Monaten keine Auftragsvergabe an den Anbieter erfolgt. Die Höhe der Vergütung wäre dem Arbeitsaufwand angemessen festzusetzen, vielfach werden 2,5 % der Auftragssumme zuzüglich MwSt. berechnet.

Vereinbaren die Vertragsparteien keinen Festpreis, so wird empfohlen, die biologischen Arbeiten auf der Basis der im vorstehenden Abschnitt 2 angegebenen Zahlen nach dem tatsächlichen Arbeitsaufwand abzurechnen.

4. Abrechnungs- und Zahlungsmodus

Die nachfolgenden Regelungen geben einen groben Überblick über mögliche Vertragsgestaltungen, sie sind selbstverständlich dem jeweiligen Einzelfall anzupassen. Es können somit folgende Zahlungsmodalitäten gewählt werden:

a) Zahlungsmodus bei Vereinbarung eines Festpreises:

Nach Unterzeichnung des Vertrages kann der Auftragnehmer einen Betrag von mindestens 20 % des vereinbarten Gesamthonorars fordern. Dies ist insbesondere dann gerechtfertigt, wenn die Bearbeitung des Auftrages größere Vorleistungen des Auftragnehmers erfordert. Die Höhe der Vorschusszahlung richtet sich beispielsweise nach dem erforderlichen Investitionsvolumen.

Nach Abschluss vertraglich bestimmter Arbeitsphasen können weitere Abschlagssummen bis zu einem bestimmten Betrag des Gesamthonorars, beispielsweise 80 % des Gesamthonorars, fällig werden . Von dem bei der letzten Zahlung in Rechnung zu stellenden Restbetrag darf ein Vorbehaltsbetrag von höchstens 10 % durch den Auftraggeber zurückbehalten werden, dieser ist nach Abnahme des Werkes binnen 14 Tagen zur Zahlung fällig.

b) Zahlungsmodus in monatlichen Raten bei Vereinbarung eines Festpreises:

Abzüglich eines Vorbehaltsanteils von beispielsweise höchstens 10 % des vereinbarten Gesamthonorars kann der Festpreis durch die Zahl der zur Bearbeitung erforderlichen Monate dividiert werden. Hieraus ergibt sich die Höhe der monatlich fälligen Teilzahlung. Der Vorbehaltsbetrag ist üblicherweise bei Abnahme des Werkes, wie obenstehend unter Punkt a) erläutert, fällig.

c) Zahlungsmodus bei aufwandsbezogenem Honoraraufwand:

Die Vertragsparteien können vereinbaren, das Honorar nach Abschluss der Arbeiten oder in Form regelmäßiger Teilzahlungen zu entrichten.

Bei Arbeiten, die sich über größere Zeiträume erstrecken, darf der Auftraggeber detaillierte Zwischenabrechnungen verlangen, ebenso in bestimmten Zeitabschnitten (beispielsweise monatlich) Zwischenberichte über den Fortgang der Arbeiten. Sowohl der Aufwand für die Zwischenabrechnungen als auch die Zwischenberichte können separat in Rechnung gestellt werden.

Es hat sich als sachdienlich erwiesen, in dem Vertrag zu regeln, dass sämtliche Zahlungen innerhalb 14 Tagen nach Rechnungsstellung fällig werden.

5. Berufsgrundsätze

Den Mitgliedern der Berufsvertretung Deutscher Biologen wird empfohlen, bei der Ausübung ihres Berufes bestimmte Grundsätze einzuhalten. Als grundlegende Verhaltensregeln gelten die von der ECBA (European Countries Biologists Association) aufgestellten und beschlossenen Bestimmungen des Code of Professional Conduct (Regeln 1-6) die von der Berufsvertretung Deutscher Biologen erweitert wurden (Regeln 7-18).